LO QUE DEBE TENER EN CUENTA PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRIMA DE SERVICIOS

Qué empleadores deben pagar esta prestación?

Están obligados a pagar la prima de servicios todos los empleadores que tengan el carácter de empresas.

Cómo se computa el tiempo de servicios?

El trabajador adquiere el derecho proporcionalmente según el tiempo trabajado. Quiere decir que hay lugar a su reconocimiento para los trabajadores que hubieren trabajado o trabajen todo el respectivo semestre o proporcionalmente al tiempo trabajado, y la terminación del contrato haya sido con o sin justa causa, y debe cancelarla toda empresa o empleador que desarrolle una actividad que se traduzca en un resultado económico.

Cómo se paga la prima de servicios?

La prima de servicios se cancela semestralmente, en cuantía equivalente a 15 días, el pago se hace en forma proporcional al tiempo laborado.

Cuál es el salario base para liquidar esta prestación?

Es el promedio de lo devengado en el respectivo semestre o en el lapso trabajado. Para determinar el salario promedio se deben tener en cuenta todas las sumas que sean salario.

El auxilio de transporte forma parte de la base para liquidar la prima de servicios.

PASOS PARA LIQUIDAR LA PRIMA DE SERVICIOS EN EL PROGRAMA DE NOMINA DE ILIMITADA

Recuerde que el programa de Nómina de ilimitada le proporciona el pago automático de esta prestación siguiendo los pasos que a continuación mencionamos. Para hallar el salario promedio para el cálculo de la prima de servicios, se deben tener los acumulados con cuales se realizará dicho promedio; dependiendo del número de meses que desee tomar.

1. Fecha de proceso: Ingrese al programa con la fecha de proceso del semestre que se va a liquidar. Ejemplo si se va a liquidar la prima del primer semestre está fecha tiene que ser Junio 30, si es el segundo semestre la fecha es Diciembre 30. Lo anterior para que el sistema de nómina pueda proyectar el semestre calendario por el cual se va a realizar dicho cálculo.

    

1. Ingresar por la opción de Soportes\Instalación\Mantenimiento de compañías\Datos generales valide que en el campo "tiempo causa primas", tenga asignado 1 día, adicionalmente en este mismo mantenimiento por la opción de Conceptos, validar que exista el concepto de primas que previamente fue creado por la opción de Archivos\Conceptos.

    

Opción de Conceptos

1. Ingresar por la opción de Archivos\Conceptos y seleccionar el concepto de primas y validar el campo "pagar" (15 días), y en el campo "causa derecho" (1).

Recuerde también verificar en la tabla de conceptos cada uno de los conceptos que afectan para el pago de primas (Ej.: salario, comisiones, horas extras, auxilio de transporte, etc.)

1. Ingresar por la opción de Archivos\Empleados\Maestro y revisar por cada empleado los campos:

• Tipo de contrato (F=Fijo) (I=Indefinido)
• Cálculo prestacional (B=Salario Fijo P=Salario variable)
• Fecha de ingreso
• Fecha de última prima(es de carácter informativo para el comprobante de primas), puede tener la fecha de pago de la última prima o tener la fecha de ingreso, en el caso que el empleado ingresó dentro del semestre que se va a liquidar esta prestación o estar en blanco.
• Fecha de vencimiento contrato solo para empleados con contrato a término Fijo.

1. Ingresar por la opción de Archivos\Empleados\Prestaciones Sociales: revisar por cada empleado los siguientes campos:

• Tipo de Empleado Cero (0) que significa genérico
• Método de liquidación (1): si la empresa considera el año de 365 días (2) si la empresa considera el año de 360 días y (3) si la empresa considera el año de 360 días pero reconoce el día 31, en caso de que el empleado haya ingresado el día 31 y dicho día se debe incluir así se considere el año de 360 días.
• Activar switche de liquidar primas
• Concepto de primas: Ingrese el código del concepto que previamente se creó en la tabla de conceptos
• Número de meses promedio (6); depende del rango de fechas que se va a tener en cuenta para hallar el promedio; puede ser (5) ó 6 meses, dependiendo de los meses que se tengan acumulados.
• Fecha de última prima: Puede tener la fecha de pago de la última prima o la fecha de ingreso, para el caso de los empleados que ingresaron dentro del semestre le liquidación de esta prestación o estar en blanco. Este campo lo actualiza el programa automáticamente cuando se hace el proceso de generación de la prima.
• Valor prima, este campo es informativo

1. Ingresar por la opción de Procesos\Marcar empleados\Proceso de Marcación: a través de esta opción se selecciona el empleado o grupo de empleados para los cuales se va a realizar el proceso de liquidación de prima, dando click sobre el campo "seleccionar todas las primas" o en opciones de búsqueda seleccione el empleado al cual se le va a efectuar el pago de no ser todos.

    

    

1. Procesos\Marcar empleados\Informe de empleados marcados: Informe que detalla los empleados que se marcaron para realizar el proceso de liquidación de prima de servicios.

1. Procesos\Marcar empleados\Informe completo: este informe muestra los empleados marcados como los empleados que no fueron marcados.

    

2. Procesos\Prestaciones sociales\Generación de cálculos: A través de esta opción se generan los cálculos para el proceso de liquidación de primas, diligenciando los siguientes campos:

    

• Fecha de liquidación: Ingrese la fecha de liquidación de la prima, es decir para el primer semestre junio 30 y para el segundo semestre diciembre 30. Recuerde el formato de la fecha el MM/DD/AAAA.

• Tipo de generación: Esta opción sugiere realizar el proceso por las siguientes opciones:

  Informe: el programa hace todo el proceso de generación de la prima, pero en forma de consulta, este proceso se puede hacer cuantas veces se requiera, hasta que esté seguro de que la información esta correcta.

  Novedad: Este proceso es definitivo; es decir, el programa carga al archivo de novedades todos los empleados marcados para este proceso con el valor de la prima.

• Primas: Activar este switche
• Fecha inicial de Primas: Fecha inicial del mes que se va a tomar para hallar el promedio con el cual se calculará el valor de la prima, si es el primer semestre esta fecha será 01/01/2010, si por el contrario es el promedio es para el segundo semestre esta fecha será 07/01/2010.
• Fecha final de Primas: Fecha final del mes que se va a tomar para hallar el promedio con el cual se calculará el valor de la prima, si el primer semestre esta fecha será 05/31/2010, si por el contrario es el promedio para el segundo semestre esta fecha será 11/30/2010.

  Dependiendo de los meses que se tengan acumulados.

• Periodo de pago inicial y final: estas fechas son de carácter informativo; se reflejan en el comprobante de primas que se imprime por Documentos\Prestaciones sociales\Comprobante de primas. Si se está calculando las primas para el primer semestre en fecha inicial y final se colocaría todo el rango de meses que abarca el semestre, es decir 01/01/2010 hasta 06/30/2010, si está calculando el segundo semestre estas fechas serán 07/01/2010 hasta la fecha 12/31/2010.
• Reajuste de primas: se utiliza esta opción, si la empresa posteriormente hace nuevamente el cálculo y se paga la diferencia al empleado.

Una vez se le da aceptar el programa muestra las opciones:

• Tipo de liquidación de cesantías para salario básico: dejarlo por defecto como lo muestra el programa, ya que esta opción solo es válida cuando se genera el proceso de liquidación de cesantías.
• Tipo de liquidación de Prestaciones para empleados Fijos: vencimiento de contrato, corresponde a aquellos empleados que tienen fecha de vencimiento y al momento de generar el programa sólo calculara el valor al que tiene derecho hasta la fecha de vencimiento de contrato. Fecha de liquidación, el programa genera el pago de las primas hasta la fecha que se le definió en periodo inicial y final de primas tanto para empleados con contrato a término fijo como indefinido.

1. Procesos\Prestaciones sociales\Informe de prestaciones\Reporte de primas: a través de esta opción se puede consultar el informe generado para su posterior revisión y aprobación; también este informe puede ser generado en forma más resumida por la opción de Procesos\Prestaciones sociales\Informe de prestaciones\Reporte de prestaciones papel pequeño.

1. Procesos\Prestaciones sociales\Generación de cálculos: una vez es aprobado el pago se repite el paso número 9 pero ya indicándole al programa que en el campo "Tipo de generación" es por Novedad; una vez se le de aceptar, el programa devuelve el siguiente mensaje "¿Este proceso borra las novedades anteriores, desea borrarlas? La respuesta en este caso es "SI" si usted no tiene novedades digitadas, o "No" si ya he capturado novedades de algún periodo de liquidación. Ejemplo si usted va a pagar la nomina de Junio y va a incluir la liquidación de la prima en este periodo.

    

   Nota: Tener presente que si se va a pagar solamente las primas sin incluirlas en un periodo de nomina, debe generar el proceso de liquidación del periodo por la opción de Liquidación\ Liquidación de Periodo\Liquidar periodo de nomina y en los procesos solamente marcar el switche de "Novedades", desmarcando todos los demás como Automáticos, Incapacidades, Conceptos Fijos, Auxilio de transporte, Salud y pensiones, etc. Una vez efectuado este proceso continuar con los pasos normales de una liquidación de un periodo de nomina: Prenómina periódica, Recibos de pago, cheques o transferencia, enlace, informes normales de un periodo, copia de seguridad, acumulación.

1. Documentos\Prestaciones\Comprobante de primas: por esta opción el programa permite imprimir el comprobante de primas con los campos de fecha de ingreso, periodo de causación de primas, número de días realmente laborados, número de días a pagar, valor a pagar entre otros.

Nota: Tener presente que para realizar una revisión de promedios para aquellos empleados a los cuales se les genera la liquidación de primas con promedio por ser salarios variables, el programa permite generar un listado de promedios que puede generarse por la opción de Procesos\Prestaciones sociales\Informe de prestaciones\Reporte de promedios.

Adicionalmente verificar la opción de Soportes\Instalación\Parámetros: acondicionar los switches de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Recuerde que el valor generado por el sistema puede ser modificado por el usuario una vez se encuentre en novedades desde la opción de Procesos\Prestaciones sociales\Corrección de la generación, donde registrará el siguiente mensaje:

Una vez es aceptada la opción sólo podrá modificarse el valor correspondiente sueldo final día, días calculados para pagar y valor a pagar; estos valores modificados se verán reflejados, en Liquidación\Novedades\Corrección, Procesos\Prestaciones sociales\Informes de Prestaciones\Reporte de primas, y en Documentos\Prestaciones sociales\Comprobante de Primas